Hotline: 0932.669.006anhminh@minhclear.net
Rate this item
(0 votes)

Tự động trả lời mail trên Office 365

GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG TRẢ LỜI MAIL DÀNH CHO AI THƯỜNG ĐI CÔNG TÁC

TÌNH HUỐNG CẦN GIẢI PHÁP TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG

1. Nhân viên tạm thời nghỉ dưỡng bệnh:

Ai cũng có lúc sức khỏe không được tốt hoặc vì lí do xử lý việc riêng nên tạm thời nghỉ việc. Vậy trong trường hợp này, người quản trị cần chuyển tất cả những email của nhân viên A (Nghỉ bệnh) đến nhân viên B (Sếp giao nhiệm vụ tạm thời xử lý các công việc hiện tại của nhân viên A). Và đồng thời gửi 1 email reply đến những khách hàng gửi mail cho nhân viên A biết rằng, nhân viên B sẽ tạm thời xử lý thay cho nhân viên A. 

2. Khi đi công tác nước ngoài không xử lý được các mail trong nước: Giám đốc, quản lý kinh doanh.

3. Nhân viên nghỉ việc: Các nhân viên hoạt động lâu năm, trao đổi thư từ nhiều với khách qua email công ty.

4. Công ty mở rộng quy mô: Công ty mở rộng quy mô, có thể là có thêm nhiều phòng hoặc nhiều nhân viên xử lý riêng biệt từng công việc nhầm chuyên môn hóa các quy trình. Thế nên số lượng email cũng sẽ tăng lên, để xử lý khác nhau

GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC TÌNH HUỐNG

Tùy theo mục đích của người quản lý phòng ban đó, mà người quản trị sẽ thiết lặp các chức năng sao cho phù hợp: Có thể cùng lúc áp dụng cả 2 chức năng (Chuyển tiếp và trả lời tự động), hoặc chỉ cần áp dụng 1 chức năng (Trả lời tự động hoặc chuyển tiếp). Tình huống cụ thể như sau:

1. Tình huống 1:

Do nhân viên A (NVA) đã làm việc quá quen thuộc với khác hàng A (KHA). Nên để xử lý khéo léo, trong thời gian ban đầu, công ty sẽ tiếp tục làm việc với KHA với tư cách là NVA qua email của anh ta mà không thông báo cho KHA biết (Không sử dụng tính năng trả lời tự động).

Mà chỉ âm thầm chuyển tiếp email của NVA cho một Nhân viên nào đó để tiện cho việc theo dõi email.

2. Tình huống 2:

Do chị kế toán tạm thời nghỉ sinh và khách hàng của chị này cũng biết điều đó nên chúng ta cần áp dụng cả 2chức năng (Chuyển tiếp và trả lời tự động), nhầm thông báo cho khách hàng này biết rằng sẽ có nhân viên khác làm việc phần công việc của chị kế toán.

3. Tình huống 3:

Khi công ty mở rộng quy mô, nên từ email của phòng kế toán là This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. giờ sẽ phân biệt rõ ràng hơn như: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.,...

Vậy trường hợp này người quản trị sẽ tạo 1 email trả lời tự động với nội dung điều hướng cho khách hàng biết là email nào thì gửi vào địa chỉ email nào mỗi khi có khách hàng gửi email đến hòm thư cũ.

CÁC BƯỚC THIẾT ĐẶT CHỨC NĂNG TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG

Bước 1: Giao diện mail outlook click biểu tượng cài đặt

Giải pháp tự động trả lời mail dành cho ai thường đi công tác nội dung đến người trong và ngoài tổ chức khác nhau

Bước 2: Click vào Thư

Giải pháp tự động trả lời mail dành cho ai thường đi công tác nội dung đến người trong và ngoài tổ chức khác nhau

Bước 3: Click vào cửa sổ bên trái với nội dung Trả lời tự động (Bên trong Xử lý tự động - Thư)

Giải pháp tự động trả lời mail dành cho ai thường đi công tác nội dung đến người trong và ngoài tổ chức khác nhau

Bước 4: Cấu hình các thông số và click LƯU

Giải pháp tự động trả lời mail dành cho ai thường đi công tác nội dung đến người trong và ngoài tổ chức khác nhau

Không gửi trả lời tự động: Tắt tính năng trả lời tự động

Gửi trả lời tự động: Dành cho những người nằm bên trong tổ chức của người dùng đang cấu hình.

Gửi thư trả lời tự động đến những người bên ngoài tổ chức

Kết luận:

Vậy đối với mail Office 365, với mail người gửi nằm ngoài tổ chức và nằm trong tổ chức (công ty) của chúng ta sẽ có 2 nội dung mail trả về khác nhau.

Như vậy người dùng sẽ linh động hơn trong việc thông báo đến người gửi.

{rokcomments}

Read 762 times Last modified on Thứ ba, 11 Tháng 10 2016 00:17

Nếu các bạn có dùng mạng xã hội, hãy click theo dõi để được cập nhật trực tiếp các bài viết ngay sau khi mình đăng lên.

Liên hệ

Địa chỉ: 250/7 Vườn Lài, P. Phú Thọ Hòa, Q. Tân Phú, Tp. HCM

Điện thoại: 0932.669.006

Giải đáp trực tuyến!
1
Close chat
Chào quý khách! Cảm ơn quý khách đã ghé thăm website Minh Clear! Vui lòng nhấn nút để chat với chúng tôi :)

Bắt đầu chat